Czym jest flota samochodowa i jak nią zarządzać?
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest flota samochodowa i dlaczego warto w nią zainwestować
- na czym polega zarządzanie flotą samochodową
- jakie korzyści płyną z odpowiednio wykonywanego Car Fleet Management
- na co zwrócić uwagę podczas zarządzania flotą samochodową
Flota samochodowa — co to takiego?
Flota samochodowa — to grupa pojazdów należących do danej firmy, wykorzystywana przez nią do realizacji i optymalizacji działań. Za transportem komercyjnym przedsiębiorstwa może kryć się zarówno przewóz produktów bezpośrednio do klientów lub oddziałów firmy, jak i transport indywidualnych osób. Auta mogą być także wykorzystywane przez pojedynczych pracowników do sprawnego przemieszczania się w ramach pracy terenowej. Wielkość floty samochodowej — czyli liczba pojazdów — zależna jest od zindywidualizowanych potrzeb, specyfiki oraz możliwości firmy. Doskonałym przykładem funkcjonowania taboru samochodowego jest działalność korporacji taksówkarskich oraz wypożyczalni aut osobowych.
Flota samochodowa — korzyści z posiadania
Sprawne i efektywne wykorzystanie pojazdów wchodzących w skład floty samochodowej wiąże się z kluczowymi dla przedsiębiorstwa korzyściami biznesowymi i wizerunkowymi, takimi jak:
- skuteczna i szybka obsługa klienta
- pozytywny wpływ na wizerunek firmy
- zwiększenie komfortu pracowników (poprzez udostępnienie im samochodów służbowych)
- efektywna i mobilna reklama (oznaczenie pojazdów logo i umieszczenie na nich kluczowych informacji dotyczących działalności firmy)
Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?
Zarządzanie flotą samochodową (z ang. Car Fleet Management) to szereg procesów, które są dla firmy kluczowe z biznesowego i organizacyjnego punktu widzenia. Należą do nich:
- nadzór i optymalizacja budżetu przeznaczonego na zakup lub wynajem oraz użytkowanie pojazdów,
- kontrola bezpieczeństwa i jakości oraz czasu pracy kierowców,
- sprzedaż pojazdów,
- ewidencja tras i zliczanie oraz rozliczanie pokonanych kilometrów,
- obsługa serwisowa i regularne oględziny stanu technicznego samochodów,
- monitoring sposobów wykorzystania aut i optymalizacja złożonych tras,
- zarządzanie systemem GPS zainstalowanym w pojazdach i monitorowanie aktualnej lokalizacji aut i ich kierowców,
- digitalizacja i automatyzacja procesów poprzez wdrażanie nowoczesnych rozwiązań,
- raportowanie działań, danych i wyników związanych z eksploatacją floty,
- szacowanie rentowności zleceń.
Co może zyskać firma dzięki sprawnemu zarządzaniu flotą samochodową?
Niezależnie od wielkości floty w przedsiębiorstwie, kontrola procesów i wykorzystanie zebranych informacji stanowią kluczowe działania dla zwiększania rentowności firmy. Dzięki analizie danych możliwa jest optymalizacja i ograniczenie przebiegów. Świadomość ponoszonych kosztów pozwala na ich weryfikację i redukcję.
Wyzwanie stanowi również dopilnowanie licznych formalności takich jak: płatności, okresowe przeglądy czy badania kierowców. Odpowiednia organizacja i kontrola dokumentów pozwala uniknąć konsekwencji związanych z pominięciem niezbędnych procedur lub niedotrzymaniem terminów.
Zarządzanie flotą pomaga także stworzyć bezpieczne środowisko pracy oraz poprawić doświadczenia pracowników zwiększając ich satysfakcję i wydajność.
Co robić, aby sprawnie zarządzać flotą samochodową?
Firmy, którym zależy na efektywnym procesie Car Fleet Management, powinny przede wszystkim zwrócić uwagę na monitorowanie pojazdów, czyli zapewnienie stałego dostępu do informacji o bieżącym położeniu samochodów.
Dzięki temu w przypadku awarii możliwe będzie niezwłoczne wezwanie pomocy drogowej i zapewnienie ciągłości usług bez ryzyka opóźnień. Kluczowe jest także śledzenie statusu pojazdów — przekroczenia przez kierowców dozwolonej prędkości, przedłużających się postojach czy nieautoryzowanym użyciu. Z tymi działaniami bezpośrednio wiąże się konieczność stałej komunikacji z kierowcami. Kolejnym punktem jest analiza tras i opracowywanie ich na podstawie parametrów takich jak optymalizacja kosztów paliwa, ominięcie korków, szybki dostęp do stacji benzynowych. Do zadań managera floty należy również dbałość o bezpieczeństwo i czas pracy kierowców oraz kontrola stanu technicznego pojazdów.
Aby wszystkie wymienione działania przebiegały sprawnie, rekomendowane jest zapoznanie się z polityką zakupową firmy dostarczającej pojazdy, aby uzyskać korzystną ofertę. Przydatne może okazać się również sporządzenie kompletnego planu zarządzania flotą samochodową oraz checklisty do nadzorowania kluczowych procesów. Ogromne znaczenie ma ewidencjonowanie pozyskanych danych i ich regularna analiza.
W usprawnieniu wspomnianych działań pomocne są dostępne na rynku oprogramowania oferujące kastomizowane systemy i aplikacje do zarządzania flotą samochodową. Usługi takie można również delegować firmą zewnętrznym dysponującym wykwalifikowanym personelem oraz odpowiednimi narzędziami.
————-
Podsumowując, flota samochodowa — zarówno zakupiona jak i leasingowana — zwiększa efektywność działania firm. Ma również ogromne znaczenie wizerunkowe i stanowi jeden ze sposobów podnoszenia statusu i konkurencyjności marki, dlatego warto postawić na pojazdy wysokiej klasy.
