Flota samochodowa w firmie — koszty i rozliczenia. Z artykułu dowiesz się:

• flota samochodowa — koszty związane z utrzymaniem,
• jak zmniejszać i optymalizować koszty związane z zarządzaniem flotą samochodową,
• jak rozliczać koszty związane z utrzymaniem floty samochodowej.

Posiadanie firmowej floty samochodowej, czyli grupy pojazdów wykorzystywanej w celu realizacji i optymalizacji działań biznesowych wiąże się z licznymi korzyściami dla przedsiębiorstwa. Szybka i sprawna obsługa klienta, pozytywny wpływ na postrzeganie marki czy poprawa komfortu pracowników to tylko niektóre z nich. Co oczywiste, utrzymanie aktywów, jakim jest grupa samochodów, niesie za sobą również określone koszty i konieczność prowadzenia skrupulatnych rozliczeń. Przy odpowiedniej kontroli, analizie i zarządzaniu, wydatki związane z utrzymaniem floty samochodowej można jednak optymalizować i znacząco zredukować.

Rodzaje kosztów zarządzania flotą samochodową

Strukturę kosztów wynikających z funkcjonowania aktywów w firmie nazywamy TCO (z ang. Total Cost of Ownership). Jeśli chodzi o zarządzanie firmową grupą pojazdów, wyróżnić możemy dwa zasadnicze rodzaje kosztów, które należy uwzględnić w ramach TCO. Są to:

Koszty kapitałowe

Obejmują one akwizycję, bieżące finansowanie czy amortyzację. Należą do nich również opłaty związane z rejestracją pojazdów oraz pozyskaniem środków na zakup czy też leasing samochodów firmowych. Oznacza to, że jeśli dokonujesz bezpośredniego zakupu, powinieneś uwzględnić wysokość nakładu kapitałowego firmy na ten cel, np. jeśli środki finansowanie floty pochodzą od pożyczkodawcy. Jeśli natomiast pojazdy są leasingowane, konieczne jest uwzględnienie wysokości opłat podatkowych obowiązujących w kraju, w którym zarejestrowana jest firma.

Koszty operacyjne

Koszty wynikające z codziennej działalności, eksploatacji i obsługi pojazdów. Wśród nich możemy wyróżnić między innymi:

• paliwo — z oczywistych względów jest to koszt, którego nie da się uniknąć, a jego wysokość jest zmienna i zależna od wielu czynników. To sprawia, że trudnym — lub wręcz niemożliwym — zadaniem jest dokonanie dokładnych predykcji, co do kwoty, którą należy przeznaczyć na ten cel. Udział paliwa w całkowitych kosztach zarządzania flotą wynosi zazwyczaj od 15 do 25% w skali roku.
• ubezpieczenie komunikacyjne — koszt ubezpieczenia zależny jest od wybranego pakietu, do którego może należeć jedynie obowiązkowe OC (ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obejmujące zabezpieczenie materialne na rzecz osób trzecich w przypadku spowodowania szkody w wyniku kolizji drogowej, potrącenia lub wypadku) lub też ubezpieczenie dodatkowe: AC (autocasco, które pokrywa szkody własne powstałe w wyniku spowodowanej kolizji lub wypadku oraz te związane m.in. z aktami wandalizmu czy skutkami warunków pogodowych) oraz NNW (gwarantujące wypłatę odszkodowania na rzecz sprawcy wypadku bądź jego rodziny, jeśli dozna on trwałego uszczerbku na zdrowiu lub poniesie śmierć w wyniku zdarzenia z udziałem pojazdu)
• naprawy i konserwacja — do tych kosztów zaliczamy szereg niezbędnych czynności związanych z eksploatacją aut: wymianę opon (tu cena zależna jest od czynników takich jak: wielkość, klasa, przebieg, etc.); okresowe przeglądy techniczne, nieprzewidziane naprawy, regularne mycie auta.
• szkolenia kierowców — doskonalenie umiejętności pracowników kierujących pojazdami wchodzącymi w skład firmowej floty samochodowej nie jest dla pracodawcy kosztem obligatoryjnym. W szerszej perspektywie może się jednak okazać, że pozwoli to zredukować inne wydatki związane z zarządzaniem grupą pojazdów.

Flota samochodowa — jak redukować koszty utrzymania

Niewątpliwie, utrzymanie firmowej floty samochodowej wiąże się z licznymi kosztami, które stanowią znaczną część wydatków przedsiębiorstwa. Jednak biorąc pod uwagę szereg korzyści wynikających z posiadania grupy firmowych pojazdów oraz możliwość znaczącej redukcji związanych z nią kosztów, nakłady te zdecydowanie możemy zaliczyć do opłacalnych inwestycji.

Oto kilka sposobów na optymalizację wydatków wynikających z utrzymania floty samochodowej:

• dokładnie zastanów się nad tym, do jakich celów będą używane pojazdy firmowe i na tej podstawie dobierz ich rodzaj (w przypadku planowanych dużych przebiegów rozwiązaniem tańszym niż benzyna, może okazać się olej napędowy). Możesz także przemyśleć kwestię zakupu pojazdów elektrycznych, które zwolnione są z opłat za płatną strefę parkowania oraz mogą legalnie poruszać się tzw. buspasami,
• porównaj oferty poszczególnych kart paliwowych i wybierz najkorzystniejszą. Istotnym aspektem jest to, czy w ramach podróży służbowych, auta wykorzystywane będą tylko na terenie Polski, czy również poza jej granicami,
• ceny paliwa mogą różnić się w zależności od miejsca usytuowania stacji benzynowej, czy dni tygodnia, dlatego powierzając pracownikom auta służbowe, ustal z nimi zasady miejsca i pory tankowania w oparciu o analizę cen,
• zwracaj uwagę na wskaźnik napompowania opon. Brak odpowiedniej ilości powietrza w kołach skutkuje znacznie większym zużyciem paliwa,
• zanim zdecydujesz się na wybór polisy ubezpieczeniowej, dokładnie oceń ryzyko — przeanalizuj historię szkód, zdefiniuj obszary, które wymagają poprawy (np. poprzez doszkolenie pracowników lub montaż telematyki w pojazdach). Prowadząc rozmowy na temat zakupu polisy, zwróć także uwagę na kwestię likwidacji szkód — wynegocjuj stawki za roboczogodziny oraz usługę zapewnienia samochodu zastępczego,
• zastanów się nad opcją zakupu ubezpieczenia wieloletniego — stanowi ono gwarancję niezmiennej ceny Twojej polisy zainwestuj w szkolenia pracowników użytkujących pojazdy firmowe — umiejętność ekologicznej i bezpiecznej jazdy pozwoli zredukować koszty paliwa oraz zminimalizuje ryzyko kolizji drogowej, podpisz z usługodawcami (np. myjnią czy serwisem samochodowym) umowę długoterminową, co zagwarantuje Ci atrakcyjną ofertę cenową.

Flota samochodowa — rozliczanie kosztów

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem podatkowym, wszystkie wydatki, które dotyczą użytkowania pojazdów firmowych, traktowane są jako koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że zarówno koszty leasingu, jak i zakup uchwytu do nawigacji czy prania tapicerki możesz odliczyć od podstawy opodatkowania, czyli w efekcie odprowadzić mniejszy podatek.

Samochody zakupione na potrzeby firmy, zaliczane są do tzw. kosztów trwałych, co oznacza, że kwotę wartości pojazdu możesz amortyzować, czyli stopniowo, w rozliczeniu miesięcznym, odliczać zakup od należnych na rzecz państwa podatków.

Na rynku istnieje wiele profesjonalnych firm zajmujących się zarządzaniem kosztami związanymi z utrzymaniem floty samochodowej. Powierzenie tych zadań profesjonalistom, pozwala uniknąć niepotrzebnych i nieprzewidzianych wydatków i optymalizować koszty na każdym etapie zarządzania grupą pojazdów — zarówno podczas zakupu, użytkowania, jak i późniejszej sprzedaży bądź utylizacji.

Czym jest flota samochodowa i jak nią zarządzać?

Z tego artykułu dowiesz się: 

• czym jest flota samochodowa i dlaczego warto w nią zainwestować
• na czym polega zarządzanie flotą samochodową
• jakie korzyści płyną z odpowiednio wykonywanego Car Fleet Management
• na co zwrócić uwagę podczas zarządzania flotą samochodową
  

Flota samochodowa — co to takiego?

Flota samochodowa — to grupa pojazdów należących do danej firmy, wykorzystywana przez nią do realizacji i optymalizacji działań. Za transportem komercyjnym przedsiębiorstwa może kryć się zarówno przewóz produktów bezpośrednio do klientów lub oddziałów firmy, jak i transport indywidualnych osób. Auta mogą być także wykorzystywane przez pojedynczych pracowników do sprawnego przemieszczania się w ramach pracy terenowej. Wielkość floty samochodowej — czyli liczba pojazdów — zależna jest od zindywidualizowanych potrzeb, specyfiki oraz możliwości firmy. Doskonałym przykładem funkcjonowania taboru samochodowego jest działalność korporacji taksówkarskich oraz wypożyczalni aut osobowych.

Flota samochodowa — korzyści z posiadania

Sprawne i efektywne wykorzystanie pojazdów wchodzących w skład floty samochodowej wiąże się z kluczowymi dla przedsiębiorstwa korzyściami biznesowymi i wizerunkowymi, takimi jak: 

• skuteczna i szybka obsługa klienta
• pozytywny wpływ na wizerunek firmy 
• zwiększenie komfortu pracowników (poprzez udostępnienie im samochodów służbowych)
• efektywna i mobilna reklama (oznaczenie pojazdów logo i umieszczenie na nich kluczowych informacji dotyczących działalności firmy) 

Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?

Zarządzanie flotą samochodową (z ang. Car Fleet Management) to szereg procesów, które są dla firmy kluczowe z biznesowego i organizacyjnego punktu widzenia. Należą do nich: 

• nadzór i optymalizacja budżetu przeznaczonego na zakup lub wynajem oraz użytkowanie pojazdów, 
• kontrola bezpieczeństwa i jakości oraz czasu pracy kierowców,
• sprzedaż pojazdów,
• ewidencja tras i zliczanie oraz rozliczanie pokonanych kilometrów,
• obsługa serwisowa i regularne oględziny stanu technicznego samochodów,
• monitoring sposobów wykorzystania aut i optymalizacja złożonych tras, 
• zarządzanie systemem GPS zainstalowanym w pojazdach i monitorowanie aktualnej lokalizacji aut i ich kierowców,
• digitalizacja i automatyzacja procesów poprzez wdrażanie nowoczesnych rozwiązań,
• raportowanie działań, danych i wyników związanych z eksploatacją floty, 
• szacowanie rentowności zleceń.

Co może zyskać firma dzięki sprawnemu zarządzaniu flotą samochodową?

Niezależnie od wielkości floty w przedsiębiorstwie, kontrola procesów i wykorzystanie zebranych informacji stanowią kluczowe działania dla zwiększania rentowności firmy. Dzięki analizie danych możliwa jest optymalizacja i ograniczenie przebiegów. Świadomość ponoszonych kosztów pozwala na ich weryfikację i redukcję. 

Wyzwanie stanowi również dopilnowanie licznych formalności takich jak: płatności, okresowe przeglądy czy badania kierowców. Odpowiednia organizacja i kontrola dokumentów pozwala uniknąć konsekwencji związanych z pominięciem niezbędnych procedur lub niedotrzymaniem terminów. 

Zarządzanie flotą pomaga także stworzyć bezpieczne środowisko pracy oraz poprawić doświadczenia pracowników zwiększając ich satysfakcję i wydajność. 

Co robić, aby sprawnie zarządzać flotą samochodową? 

Firmy, którym zależy na efektywnym procesie Car Fleet Management, powinny przede wszystkim zwrócić uwagę na monitorowanie pojazdów, czyli zapewnienie stałego dostępu do informacji o bieżącym położeniu samochodów. 

Dzięki temu w przypadku awarii możliwe będzie niezwłoczne wezwanie pomocy drogowej i zapewnienie ciągłości usług bez ryzyka opóźnień. Kluczowe jest także śledzenie statusu pojazdów — przekroczenia przez kierowców dozwolonej prędkości, przedłużających się postojach czy nieautoryzowanym użyciu. Z tymi działaniami bezpośrednio wiąże się konieczność stałej komunikacji z kierowcami. Kolejnym punktem jest analiza tras i opracowywanie ich na podstawie parametrów takich jak optymalizacja kosztów paliwa, ominięcie korków, szybki dostęp do stacji benzynowych. Do zadań managera floty należy również dbałość o bezpieczeństwo i czas pracy kierowców oraz kontrola stanu technicznego pojazdów.  

Aby wszystkie wymienione działania przebiegały sprawnie, rekomendowane jest zapoznanie się z polityką zakupową firmy dostarczającej pojazdy, aby uzyskać korzystną ofertę. Przydatne może okazać się również sporządzenie kompletnego planu zarządzania flotą samochodową oraz checklisty do nadzorowania kluczowych procesów. Ogromne znaczenie ma ewidencjonowanie pozyskanych danych i ich regularna analiza. 

W usprawnieniu wspomnianych działań pomocne są dostępne na rynku oprogramowania oferujące kastomizowane systemy i aplikacje do zarządzania flotą samochodową. Usługi takie można również delegować firmą zewnętrznym dysponującym wykwalifikowanym personelem oraz odpowiednimi narzędziami. 

————-

Podsumowując, flota samochodowa — zarówno zakupiona jak i leasingowana — zwiększa efektywność działania firm. Ma również ogromne znaczenie wizerunkowe i stanowi jeden ze sposobów podnoszenia statusu i konkurencyjności marki, dlatego warto postawić na pojazdy wysokiej klasy.